Организация конфиденциального делопроизводства
В. Панкратьев
Источник - daily.sec.ru
Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.
Составные части делопроизводства:
- бумажное делопроизводство;
- электронное делопроизводство;
- системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.
При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:
- присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
- обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
- контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
- организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
- гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
- создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
- уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;
- запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
- к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
- хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
- в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
- включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
- рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
- система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
- организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
- отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
- контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;
- организация периодической проверки делопроизводства.
Порядок создания бумажного делопроизводства
1 этап - создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.
2 этап - закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).
3 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
4 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.
6 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.
Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30-97 <Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов>.
Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства
1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.
2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).
3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.
4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.
5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.
6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.
7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.
10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.
Составные части бумажного делопроизводства:
Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:
- бухгалтерия;
- учредительные документы;
- судебно-процессуальные документы;
- договорные документы и т.д.
Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:
Внешнее делопроизводство:
- доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
- отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
Внутреннее делопроизводство:
- хранение документов:
- хранение документов у сотрудников;
- хранение документов в Секретариате.
- создание документов у исполнителя;
- издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
- регистрация документа в Секретариате;
- движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
- размножение документов (снятие копий);
- контроль за исполнением документов;
- создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
- уничтожение документов.
Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:
Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:
- Устав организации;
- "Коллективный договор";
- правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
- трудовой договор;
- заключаемые договора.
Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.
Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации.
Примерный план инструкции:
- общие положения;
- определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
- организация работы с конфиденциальными документами;
- порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
- порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
- контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
- обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.
Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:
- общие положения;
- правила составления и оформления документов;
- составление и оформление основных видов документов;
- организация документооборота:
- порядок движения и обработки входящих документов;
- порядок движения и обработки исходящих документов;
- порядок движения и обработки внутренних документов;
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
- систематизация документов;
- разработка номенклатуры дел;
- формирование дел;
- подготовка документов к архивному хранению;
- экспертиза ценности документов;
- описание документов постоянного и временного сроков хранения;
- обеспечение сохранности дел;
- передача дел в архив;
- приложения:
- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
- перечень документов, на которых ставится печать;
- перечень документов, подлежащих утверждению;
- перечень документов, подлежащих согласованию;
- форма регистрационно-контрольной карточки;
- перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
- акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- внутренняя опись документов дела;
- опись дел, передаваемых на архивное хранение.
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:
- порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
- порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
- порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
- порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
- порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
- порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
- порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.
Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).
Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.
Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:
- системы электронного конфиденциального документооборота;
- системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
- системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
- системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.
Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:
- возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
- возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
- возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
- возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
- электронной почты;
- корпоративной компьютерной сети;
- устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
- работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
- создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
- дата создания, получения, исполнения;
- регистрационный номер;
- фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
- права доступа;
- степень конфиденциальности;
- количество листов и т.д.
- разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
- получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
- работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
- контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
- осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
- поиска электронных документов по:
- реквизитам;
- ключевым словам;
- содержанию;
- дате создания;
- контрольным срокам;
- исполнителю и т.д.
- анализа электронных документов по:
- тематике;
- проблематике;
- исполнителям;
- резолюциям;
- дате создания и т.д.
- дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.
- разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.
Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:
- систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
- гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
- отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
- обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
- организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
- уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
- упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
- обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.
Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:
- блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
- блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
- блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
- блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.
Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:
1 рубеж - системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);
2 рубеж - системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;
3 рубеж - системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя
Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:
- криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных <цифровых сейфов> пользователей на сервере;
- защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
- защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;
- защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
- защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);
- мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
- контроль и защиту электронного документа от просмотра;
- контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
- контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
- разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
- контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
- защиту от вредоносных программ (вирусов);
- парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.
Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:
- системы перевода бумажного документа в электронный документ;
- системы перевода электронного документа в бумажный документ;
- системы электронного контроля за бумажным документооборотом;
- системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.
Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.
Об авторе: Панкратьев Вячеслав Вячеславович, преподаватель курса "Корпоративная безопасность" в: Данный материал является частью выпускаемого автором методического пособия по корпоративной безопасности. По вопросам заказа полного текста методического пособия, а также по вопросам преподавания и консультаций с автором можно связаться по E-mail: kotakkel2@mtu-net.ru.
Статья опубликована на сайте: 13.08.2007